Cómo preparar el conocimiento de tu empresa para la IA

1. Haz un inventario con propósito

Empieza por la información necesaria para la tarea: procedimientos, manuales, preguntas frecuentes o políticas. Registra dónde está cada fuente, su formato, quién la mantiene y cuándo se revisó. Añade el público al que corresponde y los permisos necesarios.

Un inventario útil también muestra los vacíos. Si una respuesta solo existe en la experiencia de una persona, habrá que documentarla y validarla antes de tratarla como una fuente.

2. Confirma responsables y acceso

Asigna una persona responsable de confirmar qué contenido está vigente. Separa la propiedad del documento del permiso para compartirlo: que un archivo esté disponible en una carpeta no significa que todos los usuarios deban verlo.

Define qué fuentes puede consultar cada perfil y cómo se comprobará esa restricción. Para un piloto, utiliza únicamente información cuyo acceso y uso estén autorizados.

3. Resuelve duplicados y versiones

Identifica copias, versiones antiguas y documentos que se contradicen. Elige la fuente vigente y conserva los datos necesarios para citarla: título, enlace o identificador, versión y fecha aplicable. Si una política cambia por región o producto, esa distinción debe quedar explícita.

Revisa que el texto sea legible y mantenga su contexto. Una tabla necesita sus encabezados; un procedimiento, sus condiciones y excepciones. Los archivos escaneados requieren comprobar la extracción del contenido.

4. Prepara preguntas para evaluar

Escribe preguntas habituales y la información que debería respaldar cada respuesta. Incluye preguntas ambiguas, temas sin fuente y casos que un usuario no está autorizado a consultar. Evalúa por separado si se recuperó el material correcto y si la respuesta lo utilizó bien.

Pide a una persona que conozca el proceso que revise los resultados. Registrar errores concretos ayuda a distinguir un problema de contenido, de búsqueda o de interpretación.

5. Planea cómo se mantendrá actualizado

Define qué activa una actualización, quién la aprueba y cómo se retira una versión anterior. Acuerda cómo comprobar que un cambio llegó al asistente. El mantenimiento debe formar parte de la operación desde el piloto.

Lista de preparación

• Una tarea y un conjunto inicial de fuentes.
• Responsable, versión y referencia de cada documento.
• Permisos por perfil de usuario.
• Duplicados y contradicciones revisados.
• Preguntas de prueba con respaldo esperado.
• Proceso de actualización y retiro de contenido.

Puedo ayudarte a preparar las fuentes y evaluar un asistente de conocimiento. Para revisar un punto de partida, hablemos de tu proyecto.

Si aún estás delimitando la tarea, consulta cómo elegir tu primer proyecto de IA. La guía sobre chatbots, RAG y agentes explica cuándo basta una consulta y cuándo hacen falta herramientas.